Innføring av kjernejournal i de fire helseregionene

Sammendrag av rapporten

Faktorer som fremmer og hemmer innføring av kjernejournal i spesialisthelsetjenesten fra et prosjektlederperspektiv

Hver helseregion har engasjert egne regionale og lokale prosjektledere for innføringen av kjernejournal (KJ). Arbeidet kartlegger organisatoriske mønster og variasjoner i hvordan KJ er innført i de fire helseregionene, og hva som kan læres for den videre innføringen.

I september 2016 ble det gjennomført 12 semi-strukturerte intervjuer med regionale og lokale prosjektledere for innføring av KJ. Helseregionene er representert med to til fire informanter fra hver helseregion. Intervjuene hadde en varighet på 45-80 minutter, ble tatt opp på lydbånd, deretter transkribert og analysert.

Direktoratet for e-helse har selv laget informasjonsmateriell og e-læringskurs om hvordan KJ skal tas i bruk, mens hver region selv har bestemt hvordan de vil innføre løsningen. Resultatene viser store forskjeller i innføringsarbeidet i de ulike helseregionene. De regionale prosjektlederne har vært bindeledd mot Direktoratet for e-helse, mens de lokale prosjektlederne har stått for selve innføringarbeidet. Mye av prosjektledelsen i helseregionene har gått ut på å selge inn KJ, og få helsepersonell til å bruke den. Løsningen krever dobbeltregistrering av informasjon – både i pasientjournal og kjernejournal, noe som hindrer bruk. Løsningen har vært krevende teknisk, og helsepersonell har hatt problemer med å komme i gang og få KJ til å fungere på arbeidsplassen.

Noen prosjektledere har ikke fått avsatt ressurser til innføringsarbeidet, mens andre har vært ansatt i større prosentstillinger. Personlig kjennskap til helsepersonell har gjort oppfølging på avdelinger enklere. Store geografiske avstander, der prosjektleder driver innføringen ved flere sykehus, er mer utfordrende enn der prosjektleder er lokalisert på samme sykehus som innføringen foregår. Det har vært tett samarbeid mellom KJ og opplæring i bruk av e-resept, flere steder med samme prosjektleder for de to løsningene. Innføring og samkjøring mellom KJ og e-resept, har vært noe utfordrende, der brukerne har sammenlignet og stilt spørsmål med ulik håndtering av innhold i løsningene. Prosjektlederne har selv definert mål for innføringsarbeidet, og vurder oppnåelse ut fra ulike målbeskrivelser.

For videre innføringsarbeid er det viktig med klare målbeskrivelser, involvering av fagforeninger, øke samarbeidet mellom regionene, inkludere ledelsen ved sykehusene mer, knytte til seg nøkkelpersonell og etablere en videre forvaltning etter prosjektslutt.